Privacyverklaring

Wie verantwoordelijk is

[Legal name] B.V., handelend onder de naam Coin Plug, [Street and number], [postcode] [city], Nederland (KvK [KvK number]), is de verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Voor alles over je gegevens mail je naar [privacy email]. We hebben geen functionaris gegevensbescherming aangesteld, omdat de wet dat voor een bedrijf als het onze niet verplicht.

Wat we gebruiken, en waarom

Dit is wat we gebruiken, waarvoor, en de rechtsgrond voor elk gebruik.

Je bestelling

Platform, aantal, prijs, ordernummer, land, taal, het tijdstip van elke stap en het leveringslogboek (geleverde coins, tijdstippen van transfers, eventuele oplossingen). We gebruiken deze gegevens om je bestelling uit te voeren, de voortgang te tonen en je je bon en factuur te sturen. Grondslag: uitvoering van onze overeenkomst met jou (AVG art. 6(1)(b)).

Je EA-login

Het e-mailadres van je EA-account, je wachtwoord en back-upcodes, en het coinsaldo van je club, dat onze leveringspartner tijdens de levering uitleest. We gebruiken ze alleen om je account te controleren en je coins te leveren. Grondslag: uitvoering van onze overeenkomst (art. 6(1)(b)). Hoe we ze beschermen en verwijderen, lees je hieronder.

Contact en account

Je e-mailadres en, als je inlogt, je inloglinks, passkeys en sessies. We gebruiken ze om je de e-mails over je bestelling te sturen en je te laten inloggen om je bestellingen te zien. Grondslag: uitvoering van onze overeenkomst (art. 6(1)(b)).

Betaling

Betaalmethode, status, bedrag, terugbetalingen en het type kaart of de laatste cijfers als onze betaalprovider die deelt; bij crypto het terugbetalingsadres dat je ons geeft. Kaartnummers blijven bij onze betaalprovider. Grondslag: uitvoering van onze overeenkomst (art. 6(1)(b)); het bewaren van financiële gegevens: wettelijke verplichting (art. 6(1)(c)).

Je bevestigingen bij het afrekenen

Je bevestiging dat je 18 jaar of ouder bent en je verzoek om meteen met de levering te beginnen, elk met het tijdstip en de versie van de tekst die je zag. We bewaren ze om te kunnen laten zien wat is afgesproken. Grondslag: onze wettelijke plichten als verkoper aan consumenten (art. 6(1)(c)) en ons gerechtvaardigd belang om te kunnen aantonen wat is afgesproken (art. 6(1)(f)).

Beveiliging en fraudepreventie

IP-adres, gegevens over je apparaat en browser, het aantal accountchecks en bestellingen per e-mailadres, apparaat en IP-adres, en het resultaat van onze botcheck. We gebruiken deze gegevens om accounts en betalingen te beschermen, fraude te voorkomen en chargebacks te beantwoorden. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige winkel en het voorkomen van fraude (art. 6(1)(f)).

Support

Wat je ons via de chat of per e-mail schrijft, en de bestelling waarover het gaat. Grondslag: uitvoering van onze overeenkomst (art. 6(1)(b)) en ons gerechtvaardigd belang om je te helpen (art. 6(1)(f)). Stuur ons nooit je EA-wachtwoord of back-upcodes via de chat of per e-mail. Doe je dat toch, dan verwijderen we ze dezelfde dag.

Sitestatistieken

Bekeken pagina’s, de site die je naar ons doorstuurde, je land en type browser, zonder cookies en zonder je te identificeren. We gebruiken dit om te zien hoe onze site wordt gebruikt. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om onze site te verbeteren (art. 6(1)(f)).

Verzoeken om een review

Na een afgeronde bestelling kunnen we je één keer mailen met de vraag om een review. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om echte reviews te verzamelen (art. 6(1)(f)). Je kunt je in die e-mail afmelden.

Je EA-login

• Versleuteld in je browser. Je login wordt op je apparaat versleuteld voordat hij wordt verstuurd, met een sleutel die alleen ons ordersysteem kan openen.
• Kort en versleuteld bewaard. We bewaren hem versleuteld in een aparte opslag zonder back-ups, hooguit 48 uur.
• Eén keer gebruikt, voor je bestelling. Ons ordersysteem ontsleutelt hem alleen in het geheugen om hem door te geven aan onze leveringspartner, die inlogt om je account te controleren en je coins te leveren. We leggen elke keer vast dat hij wordt ontsleuteld.
• Verwijderd. We verwijderen onze kopie zodra de levering eindigt of je bestelling stopt. Onze leveringspartner moet zijn kopie op grond van onze overeenkomst verwijderen. Je certificaat toont het tijdstip van elke bevestigde verwijdering.

Wijzig na de levering je EA-wachtwoord en maak nieuwe back-upcodes aan. Dan is de login die je ons gaf onbruikbaar, wat er ook mee gebeurt.

Wie je gegevens ontvangt

We delen gegevens alleen met dienstverleners die ze nodig hebben voor de doelen hierboven, onder overeenkomsten waardoor ze die alleen volgens onze instructies mogen gebruiken:

• Onze leveringspartner [naam, rechtspersoon en land volgen zodra de verwerkersovereenkomst is getekend]: je EA-login, platform, aantal en ordernummer, om je coins te leveren;
• Betaalproviders [namen volgen na goedkeuring]: je betaalgegevens, naam, e-mailadres en IP-adres, om betalingen te verwerken en terug te betalen. Zij hebben ook eigen wettelijke plichten, bijvoorbeeld om witwassen te voorkomen;
• Hosting: Vercel (onze website, in Frankfurt), Amazon Web Services (ons ordersysteem, de versleutelde opslag voor logins, bestanden en logs, in Frankfurt), Neon (onze database, in Frankfurt) en Hetzner (versleutelde back-ups, in Duitsland);
• E-mail: Postmark, dat onze e-mails over bestellingen verstuurt;
• Beveiliging en fouten: Cloudflare (onze domeinnaamdienst en de botcheck bij het afrekenen) en Sentry (foutmeldingen, in de EU-regio, waarbij logins, codes en e-mailadressen eerst worden verwijderd);
• Sitestatistieken: Plausible Analytics (in de EU, zonder cookies);
• Supportchat: Crisp (in de EU);
• Onze accountant en advocaat, als hun werk dat vraagt, met een geheimhoudingsplicht;
• Overheidsinstanties, zoals de Belastingdienst, alleen als de wet ons daartoe verplicht.

We verkopen je gegevens niet en delen ze niet met adverteerders. We sturen je gegevens niet naar EA. Als onze leveringspartner inlogt op je EA-account, verwerkt EA die inlog volgens zijn eigen privacybeleid, zoals bij elke inlog.

Gegevens buiten de EU

De meeste van onze dienstverleners bewaren gegevens in de EU. Sommige zijn bedrijven uit de Verenigde Staten, of kunnen gegevens benaderen van buiten de Europese Economische Ruimte: Postmark (dat e-mailgegevens in de VS bewaart), Vercel, Amazon Web Services, Cloudflare en Sentry. [De vestigingsplaats van onze leveringspartner wordt nog bevestigd.]

Als gegevens de Europese Economische Ruimte verlaten, baseren we ons op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of op een adequaatheidsbesluit, zoals het EU-VS-gegevensprivacykader als een dienstverlener is gecertificeerd, met waar nodig extra waarborgen. Je kunt een kopie van deze waarborgen opvragen via [privacy email].

Hoe lang we het bewaren

• Je EA-login: tot de levering eindigt of je bestelling stopt, en nooit langer dan 48 uur;
• Bestellingen, betalingen en facturen: 7 jaar, zoals de Nederlandse belastingwet vereist;
• Je bevestigingen bij het afrekenen en het leveringslogboek: [2 jaar] na je bestelling, om vragen, klachten en chargebacks te kunnen beantwoorden;
• Supportgesprekken: [12 maanden] nadat het gesprek is afgelopen;
• Inlogsessies: tot je uitlogt of de sessie verloopt; passkeys tot je ze verwijdert;
• Beveiligingslogs: 30 dagen; foutmeldingen: [90 dagen];
• Back-ups: versleutelde databaseback-ups tot 30 dagen.

Als een termijn afloopt, verwijderen of anonimiseren we de gegevens.

Je rechten

Je kunt ons vragen om:

• je te laten zien welke gegevens we over je hebben en je een kopie te geven (inzage);
• ze te corrigeren (rectificatie);
• ze te verwijderen (wissen), tenzij we ze moeten bewaren, bijvoorbeeld voor de belastingwet;
• het gebruik ervan te beperken (beperking);
• ze aan jou of aan een ander bedrijf te geven in een gangbaar formaat (overdraagbaarheid);
• te stoppen met het gebruik ervan als we ons op ons gerechtvaardigd belang baseren (bezwaar).

Mail naar [privacy email], of gebruik de privacyfuncties: in je account als je bent ingelogd, of met je e-mailadres als je niet bent ingelogd. We antwoorden binnen een maand en kunnen je eerst vragen te bevestigen wie je bent.

Je kunt ook een klacht indienen bij een toezichthouder: in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens, of de toezichthouder van het EU-land waar je woont of werkt.

Moet je ons je gegevens geven?

Niemand hoeft bij ons te kopen. Maar zonder je EA-login kunnen we geen coins leveren, en zonder je e-mailadres en een betaling kunnen we geen bestelling aannemen. Al het andere wordt automatisch verzameld, zoals hierboven beschreven, of is aan jou.

Automatische limieten

Om fraude te voorkomen en accounts te beschermen, gebruiken we automatische limieten, zoals een maximumbedrag voor een eerste bestelling, maximaal 3 accountchecks per uur per e-mailadres, apparaat en IP-adres, en controles die duidelijk frauduleuze betalingen tegenhouden. Een tegengehouden bestelling wordt nooit in rekening gebracht. Denk je dat een limiet ten onrechte op jou is toegepast, neem dan contact met ons op; dan bekijkt een medewerker het.

Beveiliging

We beschermen je gegevens met versleuteling tijdens verzending en opslag, strikte toegangsregels (onze medewerkers loggen in met passkeys, zien alleen wat hun rol vereist, en elke handeling wordt vastgelegd), regelmatige tests door externe beveiligingsspecialisten, en de bescherming van je login die hierboven staat beschreven. Brengt een datalek een hoog risico voor je mee, dan laten we je dat zonder onnodige vertraging weten.

Leeftijd

Onze winkel is voor volwassenen: je moet 18 jaar of ouder zijn om te kopen. We verzamelen niet bewust gegevens over kinderen. Denk je dat een kind bij ons heeft besteld, neem dan contact op via [privacy email]; we zoeken het meteen uit.

Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als ons gebruik van gegevens verandert, bijvoorbeeld voordat we een nieuwe dienst toevoegen. De versie en datum staan bovenaan. Is een wijziging belangrijk voor je, dan mailen we je voordat die ingaat.